Что относится к обязательной кадровой документации

Кадровая документация служит отражением трудовых отношений между работодателем и сотрудниками. Основные и наиболее часто встречающиеся ее виды будут перечислены в статье.
Что такое кадровое делопроизводство

Под кадровым делопроизводством понимается организация порядка формирования документов, регламентирующих трудовые отношения в компании. Кадровым делопроизводством может заниматься как один человек, если штат компании небольшой, так и целый отдел кадровых специалистов в крупных компаниях. 

Кадровая документация в компании состоит:

из бланков унифицированных форм; положений и инструкций, разработанных самой компанией.

Вся кадровая документация визируется руководителем компании или уполномоченным сотрудником.

Какие документы кадрового делопроизводства бывают

Всю кадровую документацию можно разделить на две группы:

документы, которые регулируют взаимоотношения работодателя с каждым сотрудником по отдельности; документация, отражающая трудовые отношения в целом по всей компании.

К первой группе относится следующая кадровая документация:

приказ о приеме на работу (Т-1); контракт с сотрудником (ТД-1); трудовая книжка (приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н); личная карточка сотрудника (Т-2); документы о переводе (Т-5); приказ об оформлении отпуска (Т-6); приказ об увольнении (Т-8); приказ о направлении работника в командировку (Т-9); командировочное удостоверение (Т-10); служебное задание (Т-10А); распорядительный документ, свидетельствующий о поощрении сотрудника (Т-11).

Узнайте больше о новом порядке ведения трудкнижек в соответствии с приказом № 320н здесь.

Ко второй группе относятся:

график отпусков (Т-7); штатное расписание (Т-3); приказ об увольнении нескольких работников (Т-8а); распоряжение о командировании работников (Т-9а); приказ о поощрении сотрудников (Т-11А); табель учета рабочего времени (Т-12); документ, на основании которого осуществляется контроль количества отработанных часов и расчета ЗП (Т-13); журнал проверок воинского учета граждан; приказ об организации воинского учета; внутренние положения: коллективный договор; положение об охране труда; положение о премировании; правила внутреннего распорядка; положение о командировках; положение о коммерческой тайне; положение об оплате труда; положение об использовании личного транспорта в служебных целях.

О хранении кадровых документов читайте в материале «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел».

Что из кадровой документации обязательно должно быть в наличии

В любой компании обязательными являются документы, которые отражают:

перемещение персонала: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение; отработанное время: учет отработанного времени, командировки, отпуска. доход сотрудника: заработная плата, премии; общую информацию о сотрудниках: их численность и должности; обязательные правила, действующие внутри компании.

ВАЖНО! С 08.01.2015 командировочное удостоверение и служебное задание вышли из перечня обязательных документов (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Ранее командировочное удостоверение и служебное задание подтверждали расходы предприятия при исчислении налогов. Теперь в этих целях применяются иные документы — о них рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к соответствующим разъяснениям.

Следует отметить, что в зависимости от специфики деятельности компании и работы конкретного сотрудника перечень обязательных документов может меняться. Рассмотрим на примерах.

Пример 1. В компании некоторые сотрудники пользуются личным автомобилем для выполнения служебных заданий. Следовательно, в организации следует издать положение, в котором будет регламентирован порядок компенсации за использование сотрудником личного транспорта.

Подробнее о компенсации транспортных расходов работнику читайте здесь.

Пример 2. В контракте с каждым сотрудником предусмотрен порядок выплаты премий. Таким образом, в компании не нужно формировать положение о премировании.

Кто осуществляет контроль кадрового делопроизводства

 Основным органом, отвечающим за контрольную деятельность по кадровому делопроизводству, признается Государственная инспекция труда. 

Помимо контрольной деятельности, инспекция выполняет функции:

защиты трудовых прав  сотрудников; уведомления компаний и их сотрудников об оптимальных способах соблюдения ТК РФ; информирования компетентных органов о выявленных правонарушениях.

Начиная проверку, контролирующий орган запрашивает всю кадровую документацию, на основании которой он проводит оценку соответствия кадрового учета действующему трудовому законодательству. Обнаружив какие-либо отклонения от нормы, привлекает работодателя к ответственности.

ТК РФ предусматривает следующие виды ответственности за нарушение законодательства:

дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ); административная (ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ); уголовная (ст. 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 УК РФ); гражданско-правовая (ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ).

Следует отметить, что, помимо трудовой инспекции, кадровую документацию вправе затребовать:

налоговые органы при выездных проверках; военкомат в целях контроля ведения воинского учета. Как оформляется спецоценка рабочих мест

В компетенцию трудовой инспекции также входит выявление несоответствий в организации рабочих мест с существующими нормами. Данная процедура осуществляется на основании результатов специальной оценки. Спецоценку должны осуществлять все работодатели. Ее порядок регламентирует закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ.

ВАЖНО! Проводить спецоценку нет необходимости по сотрудникам, которые осуществляют свою работу удаленно или в домашних условиях (п. 3 ст. 3 закона № 426-ФЗ).

Для проведения спецоценки нанимается сторонняя компания. Перед началом процедуры она анализирует кадровую документацию: трудовые контракты, штатное расписание, положение об охране труда и прочие. Процедура проводится с периодичностью, определяемой с учетом положений ст. 11 закона № 426-ФЗ, но бывают случаи внеплановой проверки (ст. 17 закона № 426-ФЗ).

В 2021 году в ст. 11 закона № 426-ФЗ были внесены заметные поправки. Подробности — в специальном материале.

К документам, которые формируются во время оценки, относятся:

приказ о проведении специальной оценки, свидетельствующий о начале проверки; приказ об утверждении графика проведения, регламентирующий последовательность; декларация соответствия условий труда, отражающая соответствие нормам; отчет с результатами.

Ответственность за непроведение оценки предусмотрена по ст. 5.27.1 КоАП РФ: на должностных лиц и ИП налагается штраф 5 000–10 000 руб., на компании — 60 000–80 000 руб.

Об уплате взносов по результатам спецоценки смотрите в материале «Платить ли допвзносы на ОПС, если спецоценка рабочих мест не проводилась?».

Все ли компании обязаны вести воинский учет?

Согласно подп. 6 п. 1 ст. 8 федерального закона «Об обороне» от 31.05.1996 № 61-ФЗ все компании обязаны вести воинский учет. Основной целью данного учета является сбор, хранение и передача в военкомат информации о военнообязанных сотрудниках.

ВАЖНО! ИП не обязаны вести воинский учет (п. 6 ст. 1 закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

Узнать больше о практической организации воинского учета на предприятии вы можете из специального материала, размещенного в системе «КонсультантПлюс». Получите к нему бесплатный пробный доступ.

Ответственный за воинский учет специалист назначается руководителем компании. Для ведения воинского учета может быть привлечен как новый сотрудник, так и уже работающий, с которым оформляется контракт на совмещение должностей. Количество специалистов, ведущих данный учет, зависит от численности военнообязанных сотрудников (п. 12 постановления Правительства РФ «Об утверждении Положения о воинском учете» от 27.11.2006 № 719).

В ходе воинского учета важное значение имеют следующие документы:

приказ об организации воинского учета; журнал проверок воинского учета; личная карточка Т-2.

О порядке внесений сведений о военном билете в Т-2 см. материал «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

Проверка ведения воинского учета осуществляется каждые три года при численности до 500 человек. Если штат больше указанного количества, то контроль должен проводиться раз в год (п. 3 Приложения 1 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом ВС РФ 11.07.2017).

Ответственность за нарушение в порядке ведения воинского учета предусмотрена ст. 21.1–21.4 КоАП РФ. Например, в случае, если работодатель не осуществил подачу списка военнообязанных, наступает ответственность в виде штрафа в сумме 1000–3000руб., а если не сообщил сотруднику о его вызове в военкомат – аналогичного штрафа.

Итоги

Каждый работодатель должен следить за правильностью оформления кадровой документации. Вовремя и корректно оформленные документы позволяют избежать ответственности за нарушение трудового законодательства.

Оцените автора
Call Now Button

По всем интересующим вопросам обращайтесь: